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京野 誠 「ひとつえらぶとしたら」

海と空が交わることはあるのだろうか

会議のファシリテートを楽しむ

バックグラウンドの違う知らない人とタスクを進めていくのは大変である。

僕は最近、毎週そんな打ち合わせを毎週行う中で、ファシリテートについて考えるようになった。
 
その結果、僕が大事だと考えているのは、「議論をする前にこれから何を決めたいのか明確にすること」、「話し合いの末一体何が決まったのかを明確にすること」の2点である。
 
ひとつめは特に長時間にわたるミーティングでありがちな「ゴールを見失う」ことを避けるために重要だ。
特にテーマの自由度が高い場合など、だんだん訳が分からなくなってきて、「一体なんの話をしていたんだっけ?」となってくる。ときどき、いい大人が信じられないと思うが、会議が3時間を超えると人間集中力が切れてきて、どんなに優秀な人間でも議題が発散してくる。
これを防ぐために、僕が行うようにしているのが、事前にAgendaを用意するということだ。限られた時間の中で絶対今日決めたいという重要度順に、ストーリーを作っておく。
分からないところは空欄で構わないし、間違えていても良いので、会議を始める前に骨組みを作成して皆で共有しておくということがとても大事だと感じている。
 
ふたつめは、時系列に書かれた議事録によくありがちな、なんとなく話して共通認識を持てた感に満足してしまうことを防ぐために重要だ。
今日何が決まったのか、必ず決定事項を確認し、議事録上も目立たせておくとなお良い。内容なんて次週には忘れているものだ。
 
最近、僕が会議のファシリテーターの腕の見せどころだと考えているのが、なかなか結論の出ないディスカッションだ。
皆が悩み始めてスタックしたとき、あるいはメンバーの意見が分かれてしまったとき。皆が黙り、無駄に時間が流れ、気まずさの漂う雰囲気に僕はいつも居心地の悪さを感じていたが、最近はさぁ腕の見せどころだと張り切ることにしている(笑)。
ポイントは、今議論するか?宿題にするか?次週持ち越しにするか?をある時点で判断することだと考えている。
自分で判断できなければ意見を聞いても良いが、経験上、その際全員に呼びかけるのではなく、特定の人を指名すると良い。
 
ファシリテーターは会議の舵をとる船頭のようで、ときどき難しい局面もあるが、なにごとも主体的に動いてこそ面白さを感じられるのではないかと思っている。